Der Vorstand des Vereins übernimmt die übergeordnete Verantwortung für die Ressorts Schatzmeisterei, Hausmeisterei, Technik und Öffentlichkeitsarbeit. Er sollte dafür zu sorgen, dass in diesen Bereichen alle Abläufe reibungslos funktionieren und die Aufgaben erfüllt werden. Dabei steht der Vorstand nicht nur als Koordinator, sondern auch als Unterstützer zur Seite, um die kontinuierliche Verbesserung und Entwicklung des Vereins zu begleiten.
Im Rahmen der Selbstverwaltung übernimmt der Vorstand die Verantwortung für die Bearbeitung von E-Mails, die Koordination von Themen und die Verteilung von Aufgaben. Wichtige Entscheidungen, Änderungen in der Satzung und rechtliche Fragen werden gemeinsam mit dem Schatzmeister und dem weiteren Vorstand geklärt. Der Vorstand initiiert zudem Mitgliederversammlungen (MVV), Wahlen und Kassenprüfungen. Zusätzlich kümmert sich diese Position um die Verwaltung von Kontakten und Mitgliedsanträgen, die Pflege der Mitgliederdatenbank, das Versenden von Willkommensmails an neue Mitglieder sowie die Organisation und Statistikerstellung für die MVV. Als Kommunikationsbrücke dient der Vorstand auch der Verbindung mit Nachbarn und lokalen Gemeinschaften, wie etwa der Moschee.
Dieses Unterressort befasst sich mit der Verwaltung und Untervermietung von Räumlichkeiten. Der Mietvertrag mit der Stadt wird regelmäßig überprüft und angepasst. Zudem sind sie verantwortlich für die Verträge der Untermietung von Proberäumen und Ateliers, wobei sie bei einem Mieterwechsel neue Mieter auswählen und die Nebenkostenabrechnungen aktualisieren.
Die Betreuung der Helfer*innen umfasst das Pflegen von Listen und Formularen, das Organisieren von Helfergrillen und die Aktualisierung von Leitfäden für Thekenordner. Es wird sichergestellt, dass alle Personen im Verein (PiVs) über die aktuellen Regeln und Richtlinien informiert sind.
Das Unterressort PiV Betreuung ist verantwortlich für die Schulung und Unterstützung der Personen im Verein. Hierzu gehören die Konzeption und Durchführung von Schulungen, die Organisation von Veranstaltungen wie dem PiV Salat und die Pflege einer aktuellen Liste aller PiVs.
In diesem Bereich geht es um die vertrauliche Beratung und Vermittlung bei internen Auseinandersetzungen oder erlebter Belästigung. Das Unterressort hält das Awareness Statement und relevante Aushänge aktuell und organisiert entsprechende Schulungen, um ein bewusstes und respektvolles Miteinander zu fördern.
Die Schatzmeisterei ist für die finanzielle Verwaltung und Buchhaltung des Vereins zuständig. Detaillierte Dokumentationen und Verfahrensweisen sind in den von Fatzo bereitgestellten separaten Dokumenten unter dem angegebenen Link [XX] zu finden.
Die Buchhaltung umfasst das Erfassen von Kontenbewegungen in der Buchhaltungssoftware Lexware. Zusätzlich sind das Sammeln und Abheften von Belegen wesentliche Aufgaben, um eine ordnungsgemäße Finanzverwaltung zu gewährleisten.
Im Bereich der Verwaltung werden Auslagen geprüft und erstattet. Veranstaltungsabrechnungszettel werden kontrolliert und die gesamte Veranstaltungsabrechnung überprüft. Die Schatzmeisterei richtet Crowdfunding-Kampagnen ein und ist verantwortlich für die jährliche Abrechnung mit der Künstlersozialkasse. Das Ausstellen von Spendenquittungen und die Kommunikation mit dem Steuerberatungsbüro gehören ebenfalls zu den Aufgaben.
Die Verwaltung der Gebäude beinhaltet das Bearbeiten von Rechnungen für Wasser, Gas und Strom. Die Übermittlung der Gasverbrauchskosten an Ista und die jährliche digitale Ablesung sind Teil dieser Verantwortung. Weiterhin werden Betriebskostenabrechnungen mit den Mieter*innen der Ateliers und Proberäume durchgeführt sowie die Nebenkostenabrechnung für Wohnungen im Vorderhaus.
Die Untervermietung von Ateliers und Proberäumen umfasst die Auswahl neuer Mieter*innen, die Kommunikation mit diesen und das Erstellen sowie Verwalten der entsprechenden Verträge.
Der Bereich umfasst das allgemeine Housekeeping sowie die Instandhaltung und Reinigung von Saal, Treppenhaus und sanitären Anlagen. Die zuständigen Personen haben „alles im Blick“ und handeln bei Bedarf, zum Beispiel durch das Beauftragen von Reparaturen oder das Entfernen von Spinnweben. Weiterhin sind sie verantwortlich für das Rausstellen der Mülltonnen sowie die Bestellung und Nachfüllung von Verbrauchsmaterialien wie Toilettenpapier, Papiertücher sowie Tampons und Binden für das Damenklo.
In diesem Bereich fallen Aufgaben wie das Entsorgen von Altglas und Fremdpfand, das Einkaufen von Kaffee und Snacks für den Thekenverkauf sowie das Bestellen von Wein. Außerdem wird die Reinigung der Kühlschränke an der Theke und das Waschen von Handtüchern organisiert. Das Spendenschwein wird regelmäßig geleert, gezählt und der Betrag auf das Konto eingezahlt.
Zu den möglichen Aufgaben gehört das Testen und Sammeln von Rezepten für das Bandcatering sowie die Instandhaltung von Vorräten wie Öl und Gewürzen. Auch die Pflege von Geschirr und Besteck wird in diesem Bereich verwaltet.
Die Wartung der Heizung und Feuerlöscher sowie die Überprüfung des Erste-Hilfe-Kastens und der Lüftungsanlagen gehören zu den wichtigen Sicherheitsaufgaben. Auch die Wartung des Veranstaltungsequipments wird regelmäßig durchgeführt.
Die Schlüsselbeauftragten führen eine Liste darüber, wer welche Schlüssel hat. Bei Bedarf werden Schlüssel nachgemacht und regelmäßig wieder eingesammelt.
Zu den Aufgaben im Hofbereich gehören die Pflege und Bewässerung von Pflanzen und Beeten, das Fegen der Treppen zu den Proberäumen und das Aufräumen der Ecke bei Bernd, um sicherzustellen, dass diese nicht von Mietern zugemüllt wird.
Die genauen Aufgaben des Busbeauftragten sind derzeit unklar, seitdem neue Polster etc. ohne ihn eingeführt wurden.
Weitere Aufgaben umfassen die Wartung des Kickers, das Aufräumen des Büros, die Instandhaltung des Werkzeugkellers und das Ordnung halten im Backstagebereich.
Für spezialisierte Aufgaben wie „Gas Wasser Scheiße“ oder elektrische Angelegenheiten werdem Externe Unternehmen beauftragt.
Die Veranstaltungstechnik umfasst den Aufbau eines Pools von Ton- und Lichttechnikern für Veranstaltungen, um stets professionelle Unterstützung sicherzustellen. Die Pflege des technischen Inventars ist essenziell, um eine hohe Qualität und Zuverlässigkeit der Ausrüstung zu gewährleisten. Alte Geräte werden regelmäßig ausgesondert und verkauft oder entsorgt. Neue, innovative Technik wird sorgfältig ausgewählt und angeschafft. Das Team engagiert sich zudem im Ausprobieren neuer Technologien, im Lernen und im Teilen von Wissen durch Dokumentation. Regelmäßige Technik-Schulungen für neue und bestehende Teammitglieder werden angeboten.
Zur Bürotechnik gehören die Wartung und Verwaltung der PCs im Büro, des Kopierers, der gesamten EDV und des Chef-Laptops im Veranstaltungsraum. Diese Geräte sind entscheidend für die täglichen administrativen und organisatorischen Aufgaben des Vereins.
Der Datenschutzbeauftragte ist dafür verantwortlich, die Konformität mit Datenschutzrichtlinien zu gewährleisten. Diese Rolle ist besonders wichtig, um die Sicherheit und Integrität der Mitgliederdaten zu schützen.
Das Management der Webseite umfasst das Hosting, die Architektur und die Pflege von Lizenzen sowie Accounts. Diese Aufgaben sind entscheidend, um eine funktionierende und sichere Online-Präsenz des Vereins zu gewährleisten.
Die Kommunikations-Infrastruktur beinhaltet das Einpflegen von Veranstaltungen in den Kultkalender, die Freischaltung des Programms und das Versenden von entsprechenden E-Mails an die Personen im Verein (PiVs). Zudem wird der regelmäßige Newsletterversand organisiert, um Mitglieder und Interessierte stets aktuell zu halten.
Die Einrichtung und Pflege von KULT Mailadressen sowie das Anlegen von Weiterleitungen sind Teil der Kommunikationsaufgaben. Des Weiteren werden wichtige Formulare wie Kontaktformulare, Mitgliedsanträge und Bandbewerbungen erstellt, aktuell gehalten und mit Daten gepflegt.
Die AG-Koordination umfasst das Einladen zu Treffen, das Sorgen für die Protokollierung dieser Treffen, und das Begrüßen neuer Interessenten. Diese Rolle ist zentral für die Organisation und die Aufrechterhaltung der Kommunikation innerhalb der Arbeitsgruppen.
Die Gestaltung und Produktion der Flyer erfolgt monatlich basierend auf dem Veranstaltungskalender. Nach dem Druck, der Mitte des Monats abgeholt wird, wird die Verteilung in lokalen Kneipen und anderen relevanten Orten organisiert.
Die Aufgaben im Bereich Newsletter sind eng mit der IT-Kommunikationsinfrastruktur verbunden und beinhalten das Zusammenstellen und Versenden von regelmäßigen Updates und Informationen zu anstehenden Veranstaltungen.
Die Textredaktion kümmert sich um die Pflege der Webseitentexte, inklusive der Redaktion englischer Übersetzungen. Sie unterstützt auch die Personen im Verein (PiVs) bei der Bewerbung von Veranstaltungen, hilft den Arbeitsgruppen (Ags) bei Aufrufen zur Mitarbeit, formuliert Aufgabenausschreibungen und verfasst Pressemitteilungen.
Die Social Media-Aufgaben umfassen das Bespielen des Instagram-Kanals mit Hinweisen zu besonderen Veranstaltungen und Aufrufen, sowie das Einstellen und eventuelles Nachbereiten von Veranstaltungen und Konzerten auf Facebook.
Diese Rolle beinhaltet das Erstellen und Bearbeiten von Mitschnitten von Konzerten und anderen Veranstaltungen, sowie das Hochladen dieser Videos auf den YouTube-Kanal des Vereins.
Die Produktion von Kurzportraits von Vorstandsmitgliedern, Helfer*innen und anderen wichtigen Personen für die Webseite und zur Unterstützung der Akquise gehört ebenfalls zu den Aufgaben.
Der Merchbeauftragte ist zuständig für die Auswahl und den Verkauf von Merchandise wie T-Shirts, Hoodies, Feuerzeugen und Stickern in verschiedenen Größen und Farben.
Das Sprachrohr stellt den Kontakt zu den Mietern der Proberäume, Ateliers und der Wohnung im Vorderhaus her und pflegt die Beziehungen zur Moschee sowie den Nachbarn. Zudem ist es für den Kontakt zur Presse verantwortlich.
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Instagram. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr Informationen
